Dbałość w zarządzaniu zapasami i gospodarką magazynową to jedno z kluczowych działań w gastronomii, również tej hotelowej. Bieżąca kontrola nad zasobami to czasochłonne i żmudne zajęcie, jednak późniejsza analiza raportów z inwentaryzacji potwierdza słuszność tej czynności. W jaki sposób usprawnić ten proces? Jak uprościć procedury inwentaryzacyjne w hotelowej gastronomii?
Obliczenia w inwentaryzacji
W większości działalności gospodarczej coraz większą rolę odgrywa tak zwana mierzalność, czyli możliwość przełożenia działania na liczby. Dzięki temu zyskujemy policzalne dane, których analiza pozwala na łatwiejsze podejmowanie decyzji i większą szansę na zwiększenie rentowności biznesu. Jednym z zadań, z których możemy uzyskać interesujące dane do analizy, jest inwentaryzacja w gastronomii. Regularnie prowadzona inwentaryzacja pozwala na weryfikację opłacalności oferowanych posiłków i napojów, tzw. „food cost” oraz „beverage cost”. Znajomość tych dwóch parametrów pozwala na przygotowanie receptur i proporcji, które stanowią podstawę do układania przepisów. Do odpowiedniej analizy nie wystarczy jednak sama znajomość ceny zakupu produktów, ponieważ są inne istotne czynniki, które powinniśmy uwzględnić. Konieczne czynniki uzyskamy z prowadzonej inwentaryzacji, która pozwoli porównywać analogiczne okresy, dzięki czemu dowiemy się jak zmieniały się ceny i kiedy w prowadzonym magazynie były niedobory lub straty.
Przejrzyste dane liczbowe pozwalają na brutalną weryfikację planów i strategii kulinarnych w prowadzonej gastronomii. Dzięki nim możemy podjąć popartą danymi decyzję np. w takich obszarach gastronomii jak wysokość marży, wprowadzenie promocji lub nowych pozycji w menu. Najistotniejsze dane uzyskujemy z dokładnie prowadzonej inwentaryzacji w magazynie, która pozwala nam sprawować kontrolę nad tym, co kupujemy, po jakiej cenie jest to sprzedawana oraz w jakiej wysokości są generowane po drodze straty.
Inwentaryzacja i gospodarka magazynowa
Gospodarka magazynowa to dynamiczny obszar, który należy w odpowiedni sposób opanować. W zależności od rozmiaru gastronomii w obiekcie hotelowym kontrolę można przeprowadzać w różnych okresach – np. raz na miesiąc, raz na kwartał lub jeszcze rzadziej. Przy podejmowaniu decyzji o częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, należy brać pod uwagę, ile rzeczy może się wydarzyć w przeciągu miesiąca na magazynie (m.in. jaka część zapasów może się przeterminować oraz ile może powstać niedoborów).
Duża część hotelarzy zdaje sobie sprawę z istotności stałej kontroli nad zapasami w prowadzonej gastronomii hotelowej. Mimo to inwentaryzacja to ciągle żmudna i czasochłonna praca. Zatem jak w najlepszy sposób dbać o swój magazyn? Najlepsze rozwiązanie to prowadzenie inwentaryzacji w sposób ciągły z pomocą systemów informatycznych.
Inventory Control System – nieoceniona pomoc w inwentaryzacji
Rozwój technologiczny usprawnia pracę w funkcjonowaniu obiektu hotelowego, ale również w hotelowej gastronomii. Stale postępująca automatyzacja pozwala na oszczędzanie czasu na powtarzalnych czynnościach oraz na lepszą kontrolę. Jedno z takich rozwiązań, które wspiera proces inwentaryzacji, to aplikacja Inventory Control System (ICS), która pracuje na systemie operacyjnym Android. Dzięki mobilności i poręczności to narzędzie pozwala na rezygnację z wypełniania papierowych dokumentów i opracowywania na ich podstawie raportów.
Aplikacja ICS to przede wszystkim:
- możliwość stworzenia spisu produktów znajdujących się w magazynie i przesyłanie ich na arkusz inwentaryzacyjny w kompatybilnym programie magazynowym,
- przyjmowanie na stan magazynowy dostaw bezpośrednio przy wykorzystaniu urządzenia mobilnego,
- przeliczanie w automatyczny sposób wagi alkoholu na zawartość w litrach.
W aplikacji ICS możemy w szybki i prosty sposób dodawać produkty. Jest to możliwe dzięki zamontowanemu w urządzeniu skanera kodów kreskowych. Jeśli produkt nie ma takiego kodu do zeskanowania, jest możliwość ręcznego dodania produktu. Liczby poszczególnych towarów możemy wpisywać przy pomocy klawiatury, przycisków w aplikacji albo skorzystać z możliwości integracji aplikacji z wagą przez moduł Bluetooth, wtedy aplikacja widzi wagę automatycznie.
Korzystając z aplikacji ICS możemy w znaczny sposób usprawnić proces inwentaryzacji w hotelowej restauracji i/lub barze. Do tej pory większość tego typu inwentaryzacji opierała się na korzystaniu ze specjalnych miarek pomiarowych lub przelewaniu otwartych butelek alkoholu do naczynia z miarą. W ICS odbywa się to w prostszy sposób. Wystarczy postawić na wadze otwartą butelkę z wybranym alkoholem, podać liczbę ważonych butelek i zeskanować ich kody kreskowe – system sam przelicza wagę na litry.
Usprawnienie pracy w hotelowej gastronomii
Podsumowując, powstanie aplikacji ICS miało na celu usprawnienia działań wszelakiej gastronomii, również tej hotelowej. To narzędzie pomaga w prowadzeniu ciągłej inwentaryzacji, z której możemy uzyskać wiele cennych informacji przy mniejszym nakładzie pracy. Kontrola i analiza pozwoli na zabezpieczenie hotelowej gastronomii przed stratami i pomoże w lepszym planowaniu kosztów, które w gastronomii ponoszone są codziennie.