Nowe technologie pozwalają w dużym stopniu zoptymalizować procesy administracyjne, które są realizowane w obiektach hotelowych. Dotyczy to także zadań związanych z przetwarzaniem danych osobowych, które od kilku lat spędzają hotelarzom sen z powiek. Jak wykorzystać nowoczesne narzędzia, aby usprawnić funkcjonowanie recepcji?
Hotele vs. RODO
Jak wiadomo, za nieprzestrzeganie zasad RODO grożą wysokie kary, które sięgają nawet kilkudziesięciu tysięcy euro. W związku z tym każdy Gość zawsze musi świadomie i dobrowolnie wyrazić zgodę na przetwarzanie lub przekazanie swoich danych do wybranych celów. Pierwsze przygody branży hotelowej z unijnym rozporządzeniem to stosy papierowych formularzy, których wypełnianie pochłaniało wiele cennych minut zniecierpliwionych Gości. Na szczęście dziś coraz więcej obiektów korzysta z nowych technologii takich jak Elektroniczna Karta Meldunkowa, która zrewolucjonizowała proces meldowania.
EKM − recepta na RODO w hotelu
Elektroniczna Karta Meldunkowa została wprowadzona na rynek w 2018 r. i jeszcze w tym samym roku została nagrodzona w konkursie The Best World Hotel. To pierwsze tego typu rozwiązanie, które do dziś cieszy się ogromną popularnością wśród klientów POSitive Hotel. Nic w tym dziwnego – EKM porządkuje wszystkie sprawy związane z RODO i pozwala uniknąć wielu papierowych dokumentów, segregatorów oraz wypełniania skomplikowanych formularzy przez Gości przybywających do obiektu.
Elektroniczna Karta Meldunkowa radzi sobie z RODO w pięciu prostych krokach:
- Gość może wpisać na tablecie swój numer rezerwacji lub nazwisko, bądź podać jedną z tych informacji recepcjoniście, aby wyszukał ją w systemie PMS.
- Na tablecie automatycznie wyświetlają się dane Gościa.
- Gość akceptuje niezbędne zgody dotyczące przetwarzania jego danych oraz składa odręczny podpis na tablecie za pomocą rysika.
- Dane z wyrażonymi zgodami automatycznie przesyłają się do systemu PMS.
- Upoważnione osoby zarządzają swobodnie zebranymi danymi do celów, o których Gość został poinformowany.
EKM pozwala skrócić formalności związane z RODO do minimum. Dzięki niej zyskujemy nie tylko większe bezpieczeństwo w przechowywaniu danych, ale również ograniczamy ilość niezbędnej dokumentacji. Tym samym, zyskujemy więcej czasu na obsługę Gości hotelowych oraz zapewniamy im komfort obsługi. Ponadto, dzięki technologii informatycznej Elektronicznej Karty Meldunkowej udaje się nie tylko rzetelnie gromadzić dane gości, ale także przyspieszyć i usprawnić funkcjonowanie całej administracji.
Najważniejsze korzyści z funkcjonowania EKM w obiekcie hotelowym:
- błyskawiczne zbieranie danych wraz z wymaganymi zgodami,
- bezpieczeństwo przechowywania informacji,
- szybsza obsługa gości hotelowych,
- wyeliminowanie tradycyjnych formularzy RODO,
- integracja z globalnym systemem hotelowym, który pozwala na administrowanie i przetwarzanie danych,
- weryfikacja szczepień przeciwko COVID-19 (możliwość dodania pola o informacji czy Gość jest zaszczepiony),
- lepszy wizerunek obiektu jako nowoczesnego i pozwalającego przyspieszać żmudne procedury.
Elektroniczna Karta Meldunkowa jest doceniana również przez samych Gości hotelowych. Dzięki niej mogą oni:
- szybko zameldować się w obiekcie,
- błyskawicznie wprowadzić najpotrzebniejsze dane,
- w sposób przejrzysty poznać cel i sposób przetwarzania danych osobowych,
- uniknąć wypełniania tradycyjnych formularzy, których wypełnianie wymaga czasu i skupienia.
Jedna karta, wiele korzyści
EKM pozwala zapomnieć o kłopotach związanych z RODO i przełożyć je na rutynową czynność realizowaną w kilka sekund podczas meldunku. Ponadto, w przypadku ewentualnych zmian czy też pojawienia się nowych wytycznych, wystarczy w prosty sposób zaktualizować system. Nie trzeba zatem martwić się o to, w jaki sposób wdrożyć zmiany w swoim przedsiębiorstwie. Co więcej, Goście cenią sobie obiekty, w których mogą się szybko i sprawnie zameldować. EKM zwiększa zatem szansę na to, że chętniej powrócą do hotelu.
Chętnie opowiemy więcej o Elektronicznej Karcie Meldunkowej – zapraszamy do kontaktu!