Faktury ustrukturyzowane − czym są i kiedy będą obowiązkowe
Dowiedz się więcej

Nowy sposób obiegu dokumentów księgowych zapowiadał już projekt ustawy o podatku VAT z początku ubiegłego roku. Przez ten czas e-faktura została odmieniona przez wszystkie przypadki, a żonglowanie korzyściami i obawami wydaje się nie mieć końca. Rada Unii Europejskiej wydała jednak decyzję, która pozwoli polskim przedsiębiorcom lepiej przygotować się do tej rewolucyjnej zmiany. 

Koniec z papierem − czas na KSeF

Pojęcie faktury elektronicznej funkcjonuje w polskim prawie podatkowym już od 2004 roku. Znowelizowane wówczas przepisy miały umożliwić cyfrowy obieg dokumentów, aby przyspieszyć wymianę handlową i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Dziś kolejnym krokiem w ewolucji dokumentów księgowych mają być faktury ustrukturyzowane, które docelowo mają funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Polska ma być czwartym krajem w UE, który wprowadzi obowiązek wystawiania nowego rodzaju faktur. Po wprowadzeniu formalnego wymogu podatkowego faktury będą krążyć w zamkniętym systemie (KSeF) pomiędzy urzędem skarbowym a przedsiębiorcami. Według ustawodawcy Krajowy System e-faktur ma być sposobem na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją.  

Faktury ustrukturyzowane

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Dokument księgowy, który będzie można zarejestrować w systemie KSeF będzie musiał mieć jednolitą strukturę i zawierać określone dane:  

  • datę wystawienia i sprzedaży 
  • dane kontrahentów
  • kwotę
  • unikalny symbol przypisywany po przekazaniu do KSeF

Faktura będzie przesyłana do systemu w formacie XML, a struktura danych nie będzie czytelna dla człowieka. Nowe faktury będą mogły być odczytywane tylko przez programy księgowe połączone z Krajowym Systemem e-Faktur. Wzór dokumentu wraz ze strukturą logiczną można już teraz znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Co więcej, przygotowany według wzoru plik można przesłać do KSeF zarówno za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnego oprogramowania księgowego.  

Faktury ustrukturyzowane

Dla kogo i od kiedy?

Od 1 stycznia 2022 roku każdy przedsiębiorca, który spełnia technologiczne wymagania może korzystać z faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF. Docelowo ten obowiązek będzie dotyczył wszystkich podatników. Jeszcze do niedawna zakładano, że obowiązek powszechnego e-fakturowania zostanie wprowadzony już w 2023 roku. Rada Unii Europejskiej wyraziła jednak zgodę na wprowadzenie w Polsce systemu powszechnego e-fakturowania dopiero od 1 stycznia 2024 roku. W tym czasie przedsiębiorcy muszą zmodyfikować nie tylko swoje programy księgowe, ale również procedury i umowy z kontrahentami.  

System POSitive Hotel pozwala importować i eksportować faktury w formacie ustrukturyzowanym. 

Główne założenia e-fakturowania

Zamknięty obieg dokumentów księgowych jest rozwiązaniem, które w najbliższych latach zostanie wprowadzone w całej Unii Europejskiej. Głównym celem wprowadzenia systemu e-faktur jest walka z lukami vatowskimi. Szacuje się, że rocznie aż 134 mld euro nie trafia do budżetu państw członkowskich z tytułu podatku VAT. Teraz, dzięki systemowi e-faktur urzędy skarbowe będą miały bieżący wgląd w dokumenty i zbiorcze dane, które pozwolą prowadzić bardziej rzetelną ewidencję podatkową w krajach UE. Europejski system ma także wspierać wymianę handlową i zapewniać bezpieczeństwo kontrahentom. Aby zachęcić przedsiębiorców do przystąpienia do systemu, Ministerstwo Finansów przekonuje licznymi korzyściami, które mają wspierać przedsiębiorców. 

Korzyści z dołączenia do KSeF

Do nowych wytycznych trzeba się solidnie przygotować, ale jak przekonują urzędnicy nowy system to wiele korzyści dla samych przedsiębiorców. Najważniejszymi atutami są przede wszystkim:

  • szybszy zwrot podatku VAT, który można skrócić z 60 do 40 dni. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią rubrykę w systemie. Naczelnik US może w wybranych przypadkach wstrzymać zwrot w celu kontroli jego zasadności
  • brak konieczności przechowywania fizycznych faktur. Faktury w KSeF będą magazynowane przez 10 lat, a ich cyfrowa dostępność zniesie konieczność wystawiania duplikatów w przypadku zaginięcia oryginału dokumentu
  • wygodniejsze rozliczenia oparte o jeden standard dokumentu podatkowego
  • ograniczenie wymiany danych. Po wejściu w życie powszechnego obowiązku uczestnictwa w KSef zniknie konieczność przesyłania na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA). Wszystkie wymagane dane będą w dowolnym momencie dostępne dla organów podatkowych w KSeF
  • łatwe i szybkie wystawianie faktur korygujących, które zmieniają podstawę opodatkowania

Krajowy System e-faktur to przede wszystkim potężne narzędzie dla administracji podatkowej, która dąży do maksymalnego uszczelnienia systemu podatkowego. Oprócz wyżej wymienionych cech, zwolennicy wprowadzenia nowego systemu twierdzą, że pomoże to także wyeliminować z rynku nieuczciwą konkurencję, która nie płaci podatku i manipuluje cenami towarów i usług. 

 

System POSitive Hotel pozwala importować i eksportować faktury w formacie ustrukturyzowanym. Napisz do nas i dowiedz się więcej!