KSeF to system (program) przeznaczony do wystawiania, przesyłania, przechowywania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane to dokumenty w konkretnym schemacie, zawierające podstawowe, obowiązkowe informacje, mające na celu ujednolicenie faktur. Celem KSeF jest m.in. usprawnienie procesów księgowych i automatyzacja.

Obowiązek dotyczy roku 2026, jednak przygotowania należy rozpocząć wcześniej.

• Od lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla firm z przychodami powyżej 200 milionów złotych.
• Od kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich.
• W praktyce, każda firma musi być przygotowana na odbiór faktur już od lutego, jeśli więksi dostawcy zaczną wysyłać swoje dokumenty do KSeF.

Tak. W obecnie wprowadzanej wersji KSeF nie ma rozdzielenia na płatników VAT i tych zwolnionych z VAT (nie-VAT-owców). Obowiązek dotyczy wszystkich od kwietnia. KSeF będzie również dotyczył stowarzyszeń i fundacji – nawet jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej, muszą być w systemie ze względu na odbiór wystawionych na nie dokumentów.

Tak, aby działać w KSeF, należy dokonać uwierzytelnienia. Komunikacja z KSeF będzie wymagała posiadania certyfikatów. Certyfikaty te uwierzytelniają komunikację, potwierdzają uprawnienia do wystawiania faktur offline oraz umożliwiają weryfikację firmy poprzez skanowanie kodu QR na potwierdzeniach transakcji.

Ważne: Certyfikaty mają daty ważności (obecnie co 2 lata), dlatego należy pamiętać o ich odnowieniu z wyprzedzeniem, aby uniknąć przestoju w działaniu KSeF.

W KSeF znajdą się:

• Faktury sprzedaży oraz faktury kosztowe.
• Faktury VAT i faktury bez VAT.
• Faktury korygujące, zaliczkowe i końcowe.
• Dokumenty wystawiane w ramach procedury samo fakturowania (po zawarciu upoważniającej umowy z kontrahentem).
• Faktury dla kontrahentów zagranicznych (jeśli polski sprzedawca jest wystawcą).

W KSeF nie znajdą się:

• Faktury proforma, paragony fiskalne, noty kredytowe, dokumenty wewnętrzne.
• Faktury na rzecz osób fizycznych nieposiadających numeru NIP (wysyłka jest dobrowolna, ale nieobowiązkowa).
• Faktury wystawione przez podmioty zagraniczne.
• Wszelkie inne dokumenty niezwiązane ściśle z fakturami (np. celne, przewozowe, dotyczące transakcji międzynarodowych).
• Paragony z NIP-em na kwotę do 450 zł są wystawiane do końca 2026 r. na dotychczasowych zasadach i nie są wysyłane do KSeF. Od 2027 r. nie będzie można ich wystawiać

Tak. Wprowadzenie KSeF oznacza koniec ery papierków i zgubionych faktur. W systemie każda faktura wystawiona na dany NIP zostanie zapisana i będzie tam zawsze dostępna. Oznacza to również koniec duplikatów, ponieważ fakturę można pobrać z KSeF wielokrotnie. Program wystawiania, korekty i daty.

KSeF przewiduje trzy tryby wysyłki faktur sprzedaży:

Tryb Online: Faktura jest wystawiana i wysyłana do KSeF natychmiast, w czasie rzeczywistym.

2. Tryb Offline 24: Faktura jest wystawiana, ale wysyłkę można opóźnić. Maksymalny termin wysyłki to koniec następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury. Zaleca się nie czekać do ostatniej chwili, aby uniknąć problemów technicznych.
3. Tryb Offline (Przerwa techniczna): Dotyczy przypadków, gdy z powodu prac serwisowych nie można wysłać faktury. Wysyłka musi nastąpić dzień po zakończeniu przerwy.

W przypadku awarii KSeF (ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów) istnieje 7 dni roboczych od zakończenia awarii na wysyłkę.

Zasady podatkowe dotyczące daty sprzedaży (wykonania usługi) pozostają bez zmian.

• Jeśli faktura jest wystawiana w trybie offline 24, data wystawienia pozostaje faktyczną datą wystawienia wskazaną w polu P1 faktury.
• Jeśli faktura jest wystawiana w trybie online, datą wystawienia jest data przesłania faktury do KSeF. W przypadku wysłania faktury tuż przed północą i przyjęcia jej przez KSeF w dniu kolejnym, datą wystawienia będzie data kolejnego dnia (data nadania numeru KSeF).

Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną przez odbiorcę w dniu przydzielenia jej numeru KSeF w systemie. W związku z tym, aby prawidłowo rozliczyć VAT, należy znać moment nadania numeru KSeF. W tym celu księgowi będą potrzebowali dostępu do Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), aby operować właściwymi datami.

Od lutego 2026 r. noty korygujące nie będą istnieć (jako dokument istotny podatkowo). Wszelkie błędy, nawet błahe, należy korygować fakturami korygującymi.

• Ważnym wymogiem jest to, że korektę można wystawić dopiero po uzyskaniu numeru KSeF dla faktury pierwotnej.
• W przypadku wystawienia faktury na błędny NIP, nie można jej usunąć. Należy wystawić fakturę korygującą do zera i wysłać ją ponownie do pierwotnego (błędnego) kontrahenta, a następnie wystawić poprawną fakturę nowemu. Nie ma limitu wystawiania korekt do korekt.

Tak. Nawet jeśli faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF (np. w trybie offline 24), można ją zwizualizować i wydrukować klientowi. Taka wizualizacja musi zawierać dwa kody QR, które umożliwią kontrahentowi odszukanie faktury w KSeF po jej wysłaniu.

Ministerstwo Finansów przewiduje, że kary będą naliczane od 2027 roku. Pierwszy rok działania KSeF ma być bezkarny, aby umożliwić przedsiębiorcom przygotowanie się i naukę. W przyszłości, nieprzesłanie faktury do KSeF w terminie ma skutkować karą w wysokości 100% wartości VAT lub około 19% dla faktury bez VAT.

Otrzymanie faktury dokumentującej transakcję, która nie miała miejsca, jest ryzykiem KSeF. Taka pusta faktura stanowi przestępstwo skarbowe. Nie wolno jej księgować ani się nią posługiwać. W takiej sytuacji należy skontaktować się z wystawcą i poprosić o korektę.

Tak, jak najbardziej.

Tak, bez problemu nasze systemy takie coś umożliwią.

Certyfikaty znajdą Państwo na stronie - https://ksef.mf.gov.pl/web/

Domyślnie takich faktur nie wysyłamy do KSeF-u, ale można taką opcje w naszych systemach włączyć.

Nie, nie mamy obowiązku wysyłania wszystkich faktur do systemu KSeF. Natomiast osobom fizycznym możemy wystawić fakturę do paragonu.

Nie. Klient może otrzymać tylko potwierdzenie transakcji (jeśli nie ma numeru KSeF).  Fakturę może otrzymać dopiero jeśli jest nr KSEF.

Tak, można tam wystawiać FV, importować FV z pliku i podglądać wystawione na swój NIP.

Do ksef wysyłamy dane w kontekście podmiotu (NIP), i uwierzytelniamy się certyfikatem na NIP bądź PESEL osoby upoważnionej - poprzez odpowiednie dokumenty ZWA-FA  

Tak, dla trybu OFFLINE, nadal należy dosłać FV do KSEF.

Jeśli nie włączą Państwo wysyłki do KSeF, można wyeksportować FV do pliku i zaczytać ją ręcznie do KSeF.

Nie, ale wysyłamy FV do paragonu.

Tak. Zapraszamy do kontaktu.

NIP w RH2 ma 15 znaków, w GH3 ma 20 znaków. Ale będzie też można stosować dodatkowy "Identyfikator wewnętrzny" np. dla rozróżnienia oddziałów.

Jeśli wystawiacie Państwo faktury w obu programach, integrację trzeba włączyć w jednym jak i drugim oprogramowaniu.

Tak, wydruk testowy działa bez wysyłki do KSeF. Inne wydruki faktur też będą działać, tylko bez numeru KSeF faktura będzie miała inną formę (z QR kodem offline).

Nie wysyłamy do KSEF, gdyż pierwotna nie ma nadanego numeru.

Nie, nie ma takiego limitu.

Tak, tutaj się nic nie zmieni.

Tak, będzie możliwość wprowadzania jeszcze zmian.