Nowy sposób obiegu dokumentów księgowych zapowiadał już projekt ustawy o podatku VAT z początku 2021 roku. Przez ten czas e-faktura została odmieniona przez wszystkie przypadki, a żonglowanie korzyściami i obawami wydaje się nie mieć końca. Rada Unii Europejskiej wydała jednak decyzję, która pozwoli polskim przedsiębiorcom lepiej przygotować się do tej rewolucyjnej zmiany.
Koniec z papierem − czas na KSeF
Pojęcie faktury elektronicznej funkcjonuje w polskim prawie podatkowym już od 2004 roku. Znowelizowane wówczas przepisy miały umożliwić cyfrowy obieg dokumentów, aby przyspieszyć wymianę handlową i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Dziś kolejnym krokiem w ewolucji dokumentów księgowych mają być faktury ustrukturyzowane, które docelowo mają funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Polska ma być czwartym krajem w UE, który wprowadzi obowiązek wystawiania nowego rodzaju faktur. Po wprowadzeniu formalnego wymogu podatkowego faktury będą krążyć w zamkniętym systemie (KSeF) − pomiędzy urzędem skarbowym a przedsiębiorcami. Według ustawodawcy Krajowy System e-faktur ma być sposobem na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Dokument księgowy, który będzie można zarejestrować w systemie KSeF będzie musiał mieć jednolitą strukturę i zawierać określone dane:
- datę wystawienia i sprzedaży
- dane kontrahentów
- kwotę
- unikalny symbol przypisywany po przekazaniu do KSeF
Faktura będzie przesyłana do systemu w formacie XML, a struktura danych nie będzie czytelna dla człowieka. Nowe faktury będą mogły być odczytywane tylko przez programy księgowe połączone z Krajowym Systemem e-Faktur. Wzór dokumentu wraz ze strukturą logiczną można już teraz znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Co więcej, przygotowany według wzoru plik można przesłać do KSeF zarówno za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnego oprogramowania księgowego.
Dla kogo i od kiedy?
Z KSeF można korzystać dobrowolnie już od 1 stycznia 2022 roku. Natomiast obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony etapowo:
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych podatników (z obrotem powyżej 200 mln zł za 2024 r.),
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT,
W 2025 roku opublikowano nową strukturę logiczną FA(3) oraz dokumentację API KSeF 2.0, umożliwiającą pełne testowanie integracji.
Hotelarzu bądź gotowy na KSeF! System POSitive Hotel pozwala importować i eksportować faktury w formacie ustrukturyzowanym.
Główne założenia e-fakturowania
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które ma zrewolucjonizować sposób rozliczeń podatkowych:
wspiera walkę z luką VAT (która w UE sięga nawet 134 mld euro rocznie),
pozwala urzędom skarbowym na bieżący dostęp do danych z faktur,
zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość transakcji handlowych,
usprawnia wymianę danych w obrębie całej Unii Europejskiej.
Korzyści z dołączenia do KSeF
Do nowych wytycznych trzeba się solidnie przygotować, ale jak przekonują urzędnicy − nowy system to wiele korzyści dla samych przedsiębiorców. Najważniejszymi atutami są przede wszystkim:
- szybszy zwrot podatku VAT, który można skrócić z 60 do 40 dni. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią rubrykę w systemie. Naczelnik US może w wybranych przypadkach wstrzymać zwrot w celu kontroli jego zasadności
- brak konieczności przechowywania fizycznych faktur. Faktury w KSeF będą magazynowane przez 10 lat, a ich cyfrowa dostępność zniesie konieczność wystawiania duplikatów w przypadku zaginięcia oryginału dokumentu
- wygodniejsze rozliczenia oparte o jeden standard dokumentu podatkowego
- ograniczenie wymiany danych. Po wejściu w życie powszechnego obowiązku uczestnictwa w KSef zniknie konieczność przesyłania na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA). Wszystkie wymagane dane będą w dowolnym momencie dostępne dla organów podatkowych w KSeF
- łatwe i szybkie wystawianie faktur korygujących, które zmieniają podstawę opodatkowania
Gotowi na e-fakturowanie?
Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek – to także ogromna szansa na cyfrową transformację w firmie. System POSitive Hotel jest gotowy, by pomóc Twojej działalności w przejściu na nowy model dokumentowania i rozliczania sprzedaży.
System POSitive Hotel pozwala importować i eksportować faktury w formacie ustrukturyzowanym. Napisz do nas i dowiedz się więcej!