Wielu przyszłych właścicieli obiektów noclegowych zastanawia się, w jaki sposób mogą przyspieszyć proces zarządzania hotelem i złożonymi przez gośćmi rezerwacjami. Odpowiedź na to pytanie jest tylko jedna i jest nią system hotelowy. Czym on tak właściwie jest? Ciężko jest jednoznaczną definicję dla systemu rezerwacji hotelowych. Kryje on w sobie wszystkie niezbędne funkcje i nowoczesne rozwiązania, które stosowane są w centrali mającej możliwość zarządzania i kontrolowania. Dzięki systemowi hotelowemu obsługa każdego rodzaju obiektu turystycznego (hotel, sanatorium, pensjonat czy ośrodek wypoczynkowy), zostanie znacznie uproszczona. Wpłynie to na proces przyjmowania nowych gości, który stanie się o wiele przyjemniejszy i szybszy.
Jak działa system i w czym może pomóc?
Łączy on w sobie wszystkie podstawowe zadania realizowane przez hotel i umożliwia proste oraz przejrzyste zarządzanie nimi. Intuicyjny panel pozwala na łatwy dostęp do wymaganych opcji, jak i wprowadzanie danych gości oraz kontrahentów, co ułatwia całą ewidencję. Nowoczesne systemy umożliwiają również kontrolę nad kartami magnetycznymi używanymi jako klucze do pokoi czy też klimatyzacją i wentylacją w hotelowych pomieszczeniach. Dzięki temu jest możliwa zmiana temperatury w dowolnym pokoju znajdującym się na terenie hotelu, jak i ciągłej kontroli systemu ogrzewania. Z poziomu recepcji, za sprawą systemu hotelowego obsługa hotelu ma błyskawiczny dostęp do wszystkich złożonych rezerwacji. System dzieli je na te internetowe, jak i dokonane bardziej tradycyjnymi sposobami, czyli za pomocą telefonu lub wizyty w obiekcie.
Problemu nie będzie także stanowić dotarcie do archiwalnych rezerwacji, na przykład w celu sprawdzenia danych. Jego wszechstronność dotyka również kwestii finansowych. Rozumie się przez to wszystkie dokonane płatności przez gości za skorzystanie z oferowanych usług. Jeśli obiekt posiada w swojej ofercie zabiegi SPA lub zajęcia sportowo-rekreacyjnych, to płatność również może odbyć się w ten sposób. Na tym jednak nie kończą się udogodnienia dla osób pracujących w recepcji i właścicieli. System daje możliwość zaplanowania wyżywienia, a co za tym idzie, znacznego ułatwienia proces zamówień u dostawców i rozliczeń.
Zalety korzystania z systemu hotelowego
System hotelowy został tak skonstruowany, że właściciel obiektu o każdej wielkości jest w stanie wyciągnąć z jego możliwości jak najwięcej. Jednym z najczęściej wskazywanych plusów jest fakt prostoty obsługi systemu. Poradzą sobie z nią nawet osoby, które wcześniej nie miały styczności z tego typu oprogramowaniem. Dzięki przejrzystości działania, szkolenie z działania systemu może okazać się zbędne i znacząco skrócić czas przyjęcia gości w recepcji. Pozwala on także tworzyć statystyki oraz raporty, które mogą okazać się kluczowe podczas planowania przyszłych strategii funkcjonowania i rozwoju hotelu. Daje także podstawy do analiz, z których łatwo wytypować zbędne koszty, które można spróbować w przyszłości zminimalizować lub całkowicie wyeliminować.
W przeciwieństwie do konkurencyjnych systemów, właściciel może dopasować system pod swoje własne kluczowe potrzeby i równie dobrze go rozbudować. System doskonale współgra z internetowymi serwisami noclegowymi, takimi jak Booking lub Trivago. System na bieżąco aktualizuje w wymienionych serwisach dostępność i zmieniające się ceny pokoi oferowanych w hotelu.
Warto pamiętać o tym, że system zwiększa bezpieczeństwo w całym obiekcie. Może on – w przypadku na przykład pożaru – automatycznie wysłać powiadomienie o niebezpieczeństwie do najbliższej jednostki straży pożarnej, bez konieczności dzwonienia przez obsługę oraz włączyć natrysk, który mógłby pomóc w walce z żywiołem i częściowo go ugasić. Stosowanie w obiekcie tego typu oprogramowania przynosi jeszcze jedną korzyść. Mianowicie, zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przez recepcję, które mogłyby pociągnąć za sobą poważne konsekwencje finansowe lub straty dla właścicieli. Przykładem jest sytuacja, gdy gość nie zostanie poprawnie wymeldowany przez pracownika. Skutkuje to tym, że pokój nie będzie widniał jako dostępny, co oczywiście będzie dobrze widoczne w systemie.
Czy warto wdrożyć system rezerwacji hotelowych?
Jak widać, korzystanie z systemu hotelowego niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści, takie jak oszczędność czasu i pieniędzy, zarówno pracowników jak i właścicieli, do których należy obiekt. Umożliwi im łatwy dostęp do kluczowych informacji dotyczących funkcjonowania obiektu, w tym realizowanych rozliczeń, a także, za pomocą wygenerowanych w systemie raportów, wspomoże proces zarządzania i kontrolowania obecnej sytuacji. Dostęp do wszystkich danych w jednym miejscu daje też szansę na przeprowadzenie różnorodnych analiz i kreowanie na ich podstawie przyszłych strategii, które mogą pomóc w rozwoju i wzmocnieniu pozycji na rynku. To wszystko sprawia, że zarządzanie hotelem nigdy wcześniej nie było tak proste, szybkie i efektowne, jak przy pomocy używanego systemu do zarządzania hotelem lub innych obiektów noclegowych.